Η παρούσα ενημέρωση της Εταιρείας προς τους υποψηφίους εργαζόμενους κατά τα Άρθρα 13 και 14 του ΓΚΠΔ (η "Ενημέρωση") καλύπτει Προσωπικά Δεδομένα που τηρούνται ηλεκτρονικά και ισχύει επίσης για έγχαρτα συστήματα αρχειοθέτησης. Η παρούσα Ενημέρωση περιγράφει το πώς η ΜΕΛΛΟΝ συλλέγει και εν γένει επεξεργάζεται Προσωπικά Δεδομένα των υποψηφίων εργαζομένων της. Στο πλαίσιο της δραστηριότητας αυτής και υπό την ιδιότητά της ως Υπευθύνου Επεξεργασίας, η ΜΕΛΛΟΝ έχει δεσμευτεί πλήρως να διαφυλάσσει την ασφάλεια των Προσωπικών Δεδομένων των υποψηφίων, πληρώντας όλα τα προβλεπόμενα πρότυπα ασφάλειας δεδομένων που επιβάλλονται από τη Νομοθεσία περί Προστασίας Δεδομένων.
1. Πηγές συλλογής προσωπικών δεδομένων
Η ΜΕΛΛΟΝ συλλέγει τα προσωπικά σας δεδομένα είτε απευθείας από εσάς, δηλαδή τους υποψήφιους εργαζόμενους, είτε μέσω εξουσιοδοτημένων τρίτων μερών (πάροχοι υπηρεσιών σχετικών με προσλήψεις και recruiters), π.χ. Workable, πλατφόρμες μέσων κοινωνικής δικτύωσης που σχετίζονται με θέσεις εργασίας, πρώην εργοδότες ή άλλες συστάσεις που παρέχονται από εσάς). Σε κάθε περίπτωση, τα προσωπικά σας δεδομένα θεωρούνται απαραίτητη προϋπόθεση για την επιδίωξη των σκοπών επεξεργασίας, όπως εξειδικεύονται κατωτέρω.
2. Επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και νομικές βάσεις
Ο παρακάτω πίνακας εκθέτει τους σκοπούς επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που υπόκεινται σε επεξεργασία από την ΜΕΛΛΟΝ, τις κατηγορίες αυτών των προσωπικών δεδομένων, καθώς επίσης και τη νομική βάση της επεξεργασίας τους.
| Παραλαβή βιογραφικών υποψηφίων εργαζομένων | προσωπικά στοιχεία, δεδομένα βιογραφικού σημειώματος (εργασιακή εμπειρία, εκπαίδευση, ενδιαφέροντα, στρατιωτικές υποχρεώσεις), στοιχεία επικοινωνίας, συστατικές επιστολές, συνοδευτική επιστολή, οποιαδήποτε πληροφορία περιλαμβάνεται στο βιογραφικό ή προσκομισθεί αυτοβούλως από το Υποκείμενο | Άρθρο 6, παρ. 1, περ. β’ – η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη λήψη μέτρων κατ’ αίτηση του υποκειμένου πριν από την σύναψη της σύμβασης. |
| Συνέντευξη με υποψήφιο εργαζόμενο και αξιολόγηση υποψηφιότητάς του | προσωπικά στοιχεία, δεδομένα βιογραφικού σημειώματος (εργασιακή εμπειρία, εκπαίδευση, ενδιαφέροντα, στρατιωτικές υποχρεώσεις), στοιχεία επικοινωνίας, δεδομένα εργασιακής προϋπηρεσίας και πληροφορίες σχετικά με την προηγούμενη θέση κι επιβεβαιωτικά αυτών έγγραφα εφόσον ζητηθούν, συστατικές επιστολές, συνοδευτική επιστολή, οποιαδήποτε πληροφορία περιλαμβάνεται στο βιογραφικό ή προσκομισθεί αυτοβούλως από το Υποκείμενο, ή ζητηθεί στο πλαίσιο προετοιμασίας φακέλου πρόσληψης (σε περίπτωση προσφοράς εργασίας κι αποδοχής της) | Άρθρο 6, παρ. 1, περ. β’ – η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη λήψη μέτρων κατ’ αίτηση του υποκειμένου πριν από την σύναψη της σύμβασης. |
| Τήρηση βάσης δεδομένων | προσωπικά στοιχεία, δεδομένα βιογραφικού σημειώματος (εργασιακή προϋπηρεσία, εκπαίδευση, ενδιαφέροντα, στρατιωτικές υποχρεώσεις), στοιχεία επικοινωνίας, συστατικές επιστολές, οποιαδήποτε πληροφορία περιλαμβάνεται στο βιογραφικό ή προσκομισθεί αυτοβούλως από το Υποκείμενο | Άρθρο 6, παρ. 1, περ. β’ – η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη λήψη μέτρων κατ’ αίτηση του υποκειμένου πριν από την σύναψη της σύμβασης. |
3. 3. Γνωστοποίηση σε τρίτους και Κατηγορίες αποδεκτών
Τα κατά τα ανωτέρω προσωπικά σας δεδομένα δύνανται να γνωστοποιούνται στα εσωτερικά αρμόδια τμήματα της ΜΕΛΛΟΝ αλλά και άλλης εκ των εταιρειών του Ομίλου, σε περίπτωση που η εταιρεία αυτή διαθέτει θέση απασχόλησης προς πλήρωση που ανταποκρίνεται στα προσόντα σας και κατά περίπτωση σε τρίτους, είτε δημόσιους είτε ιδιωτικούς φορείς, σύμφωνα με την ισχύουσα κάθε φορά νομοθεσία, όταν αυτό είναι απαραίτητο για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση της Εταιρείας ή είναι απαραίτητο για τους σκοπούς των έννομων συμφερόντων που επιδιώκει η Εταιρεία. Πιο συγκεκριμένα η Εταιρεία μπορεί να γνωστοποιεί τα αναγκαία κάθε φορά προσωπικά σας δεδομένα:
- Σε κρατικούς φορείς είτε με κατάθεση εγγράφων, φορέων ψηφιακών αρχείων, ή είτε μέσω επιγραμμικών εφαρμογών, όπως κάθε φορά ορίζεται.
- Σε διοικητικές, δικαστικές και εισαγγελικές αρχές στο πλαίσιο χειρισμού δικαστικών υποθέσεων της Εταιρείες ή κατόπιν δικαστικής απόφασης ή νόμιμου αιτήματος προς την Εταιρεία.
- Σε τρίτους που παρέχουν υπηρεσίες τεχνικής υποστήριξης. εταιρίες που παρέχουν λογισμικό στην εταιρεία (π.χ πλατφόρμα Workable), υπηρεσίες αξιολόγησης υποψηφίων.
Σε κάθε περίπτωση και όπου είναι εφικτό, η Εταιρεία συμμορφώνεται προς τις απαιτήσεις του ΓΚΠΔ (αρ. 28) για τη συμμόρφωση των τρίτων μερών/ εκτελούντων την επεξεργασία με τα οποία συναλλάσσεται, τα οποία δεσμεύει στην προστασία των προσωπικών δεδομένων που τους κοινοποιεί, όπως ορίζει ο ΓΚΠΔ και οι εκάστοτε πολιτικές και διαδικασίες της.
4. Διεθνείς Διαβιβάσεις Προσωπικών Δεδομένων
Λόγω της παγκόσμιας φύσης των εργασιών μας, ενδέχεται να κοινολογήσουμε τα Προσωπικά σας Δεδομένα σε άλλες οντότητες του ομίλου εταιρειών στον οποίο ανήκει η ΜΕΛΛΟΝ, περιλαμβανομένων οντοτήτων του ομίλου εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Σε αυτές τις περιπτώσεις, εκτός από τις χώρες για τις οποίες η Ευρωπαϊκή Επιτροπή έχει κρίνει ότι παρέχουν επαρκές επίπεδο προστασίας (Ανδόρρα, Αργεντινή, Καναδάς, Ελβετία, Νήσοι Φερόες, Γκέρνσεϊ, Ισραήλ, Νήσος του Μαν, Νέα Ζηλανδία και Ουρουγουάη), απαιτούμε από τους αποδέκτες να συμμορφώνονται με κατάλληλα μέτρα για την προστασία των Προσωπικών Δεδομένων.
Τυχόν διαβίβαση των Προσωπικών σας Δεδομένων σε οντότητες της ΜΕΛΛΟΝ εκτός ΕΟΧ διενεργείται στη βάση σύμβασης διαβίβασης δεδομένων βάσει τυποποιημένων συμβατικών ρητρών εγκεκριμένων από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή.
5. Προσωπικά Δεδομένα Τρίτων
Στην περίπτωση που παρέχετε Προσωπικά Δεδομένα τρίτων στην ΜΕΛΛΟΝ (υποψήφιοι εργαζόμενοι, δεδομένα συζύγου ή/ και μελών οικογένειας, προσωπικά στοιχεία και στοιχεία επικοινωνίας συστάσεων, πρώην εργοδότες), πρέπει να ενημερώνετε τα εν λόγω πρόσωπα σχετικά με την επεξεργασία των Προσωπικών τους Δεδομένων από τη ΜΕΛΛΟΝ και με τα σχετικά δικαιώματά τους (για παράδειγμα, παρουσιάζοντας την παρούσα Ενημέρωση). Επιπλέον, εάν απαιτείται δια νόμου, θα πρέπει να εξασφαλίσετε τη συγκατάθεση των εν λόγω προσώπων. Η ΜΕΛΛΟΝ, εφόσον παρέχετε τα Προσωπικά Δεδομένα τρίτων, θεωρεί ότι έχει ληφθεί η σχετική συγκατάθεση των εν λόγω τρίτων.
6. Δικαιώματα υποκειμένου
Σε αυτήν την ενότητα παρουσιάζονται τα δικαιώματά σας σε σχέση με τα προσωπικά σας δεδομένα. Τα δικαιώματα αυτά υπόκεινται σε ορισμένες εξαιρέσεις, επιφυλάξεις ή περιορισμούς. Παρακαλούμε να υποβάλλετε τα αιτήματά σας υπεύθυνα. Η Εταιρεία θα σας απαντήσει το συντομότερο δυνατό και σε κάθε περίπτωση εντός ενός (1) μηνός από την παραλαβή του αιτήματος. Εάν η εξέταση του αιτήματός σας πρόκειται να απαιτήσει περισσότερο χρόνο, θα λάβετε σχετική ενημέρωση. Για την άσκηση των δικαιωμάτων σας, μπορείτε να επικοινωνείτε στο e-mail: dpo@mellongroup.com.
H Εταιρεία μεριμνά για την απρόσκοπτη άσκηση των παρακάτω δικαιωμάτων σας:
- Το δικαίωμα της πληροφόρησης/ ενημέρωσης
- Το δικαίωμα της πρόσβασης
- Το δικαίωμα της διόρθωσης
- Το δικαίωμα της διαγραφής
- Το δικαίωμα του περιορισμού της επεξεργασίας
- Το δικαίωμα της εναντίωσης
- Το δικαίωμα ανάκλησης της συγκατάθεσής σας.
7. Χρόνος διατήρησης των προσωπικών δεδομένων
Κατά τον προσδιορισμό των περιόδων διατήρησης Προσωπικών Δεδομένων, σε γενικές γραμμές, η ΜΕΛΛΟΝ ακολουθεί την αρχή ότι οφείλει να διατηρήσει τα Προσωπικά Δεδομένα για όσο διάστημα απαιτείται ώστε να εκπληρωθεί ο σκοπός για τον οποίο συλλέχθηκαν, και διαγράφει τα Προσωπικά σας Δεδομένα μόλις πάψει να υφίσταται ο σκοπός για τον οποίο συλλέχθηκαν. Η ΜΕΛΛΟΝ ενδέχεται να διατηρήσει τα Προσωπικά σας Δεδομένα για μεγαλύτερο διάστημα αν υπάρχει νομική βάση για περαιτέρω επεξεργασία. Ειδικότερα, η περίοδος διατήρησης των Προσωπικών σας Δεδομένων είναι δεκαοκτώ (18) μήνες μετά την ημερομηνία υποβολής αίτησης για θέση εργασίας.
Οι περίοδοι διατήρησης που αναφέρονται παραπάνω μπορούν να παραταθούν αν είμαστε υποχρεωμένοι να διατηρήσουμε τα Προσωπικά Δεδομένα σε σχέση με κάποια δικαστική υπόθεση, έρευνα ή διαδικασία, ή αν ο νόμος προβλέπει μεγαλύτερη περίοδο διατήρησης των δεδομένων
8. Επικοινωνία με την εποπτική αρχή
Για περαιτέρω πληροφορίες και συμβουλές σχετικά με τα δικαιώματά σας ή για την υποβολή καταγγελίας μπορείτε να απευθύνεστε στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, την ελληνική εποπτική αρχή:
Ταχυδρομική Διεύθυνση:
Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, Γραφεία: Λεωφόρος Κηφισίας 1-3, Τ.Κ. 115 23, Αθήνα
Τηλεφωνικό Κέντρο: +30-210 6475600
Fax: +30-210 6475628
Ηλεκτρονικό Ταχυδρομείο: contact@dpa.gr.
9. Αναθεωρήσεις της παρούσας Γνωστοποίησης
Στόχος μας είναι να επανεξετάζουμε και να ενημερώνουμε συνεχώς την αρχική γνωστοποίηση σχετικά με την επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων, προκειμένου να συμμορφωνόμαστε με τη νομοθεσία για τα προσωπικά δεδομένα και τις νέες εξελίξεις. Οποιαδήποτε επόμενη ενημέρωση της παρούσας, θα σας κοινοποιηθεί άμεσα.